Sharepoint 2007 mit MS Office 2007 Fußzeilen

Question

Wir hatten einen Bedarf für eine Dokumentenmanagement-Lösung und hofften, SharePoint 2007 würde unsere Bedürfnisse erfüllen. Wir haben unsere Bedürfnisse als relativ einfach empfunden. Wir mussten Versionierung verwalten, haben Suchfunktionen, und mit einem Genehmigung Workflow.

SharePoint behandelt diese drei Aspekte groß aus der Box.

Wir verlangen jedoch, dass die Fußzeile der Office 2007-Dokumente (Word, Excel und PowerPoint) die Dokumentversion, die letzte zu ändernde Person und das Datum der letzten Änderung widerspiegelt. Diese Dinge können mit der Büroautomation erledigt werden, aber wir müssen noch eine komplette Lösung finden.

Wir versuchten es zuerst bei den Eincheck- und Eincheck-Ereignissen und folgten diesem Pfad für eine Weile, aber die Komplikation, auf die wir stießen, war, nachdem wir die Änderungen an dem Dokument vorgenommen hatten Verhindern, dass das Speichern die Versionsnummer aktualisiert. Dies ergab etwas Ähnliches:

Dokument eingecheckt - die Dokumentversion sollte v0.1 sein, aber es ist v0.2, weil wir das Dokument speichern, nachdem die Fußzeile ersetzt wurde. Wenn wir in der Dokumentenhistorie suchen, gibt es zwei verschiedene Versionen. V0.1 hat nicht die Fußzeile v0.2 hat die Fußzeile, aber es sagt v0.1, das ist die Version, in der das Dokument war, als es ersetzt wurde.

Dies ist eine inakzeptable Lösung für uns, da wir möchten, dass der Prozess vollständig auf der Benutzerseite gehandhabt wird, so dass sie die volle Kontrolle über eine falsche Fußzeile haben und nicht die richtigen Daten enthalten. Als wir versuchten, einen benutzerdefinierten Genehmigungs-/Eincheck-Workflow zu erstellen, stellten wir fest, dass das gleiche Problem vorhanden war. Die Fußzeile ist notwendig, damit Hardcopies auf ihr elektronisches Pendant zurückverfolgt werden können.

Eine andere Lösung, die uns vorgeschlagen wurde, bestand darin, Plugins für das Büro zu erstellen, die den Austausch der Fußzeile übernehmen würden. Dies ist für unsere Bedürfnisse nicht ausreichend, da es eine clientseitige Bereitstellung unserer Plugins erfordert, was von unseren Kunden unerwünscht ist. Was wir suchen, ist eine saubere Lösung für dieses Problem.

Answer 1

Hier ist ein blog post, die genau die Lösung Ihres Problems scheinen.

Grundsätzlich erstellen sie ein benutzerdefiniertes Feld in der Dokumentbibliothek und verwenden Ereignisempfänger, um die aktuelle Version des Dokuments in diesem Feld zu behalten. Der "Trick" ist, dass auf der Clientseite dieses benutzerdefinierte Feld als eine Eigenschaft des Dokuments angezeigt wird, deren Wert Sie leicht in den Inhalt des Dokuments einbetten können.

Ich bin mir nicht sicher, warum die Änderung des Feldes nicht die Version des Dokuments erhöht, aber ich denke, es ist, weil Sie nur Metadaten ändern, nicht das eigentliche Dokument.

Sie verwenden ein kleines VBA-Skript, das auf der Clientseite ausgeführt wird, aber es erfordert keine clientseitige Bereitstellung, da es mit dem Dokument heruntergeladen wird. Ich bin mir jedoch nicht sicher, ob Änderungen der Sicherheitseinstellungen auf der Clientseite erforderlich sein könnten, damit das Skript ausgeführt werden kann.

Answer 2

Muss diese Information in der Fußzeile sein? Viele Informationen sind in der Office 2007-Anwendung verfügbar. Wenn Sie oben links auf die runde Schaltfläche klicken und "Server" auswählen, können Sie den Versionsverlauf anzeigen. Viele andere Eigenschaften sind verfügbar, indem Sie auf die runde Schaltfläche klicken, das Menü "Vorbereiten" öffnen und Eigenschaften auswählen.

Wenn diese Informationen in der Fußzeile des Dokuments angezeigt werden müssen, würde ich das Erstellen einer benutzerdefinierten Informationsverwaltungsrichtlinie untersuchen. This kann ein guter Anfang sein.